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全民娱乐棋牌游戏办公自动化系统(OA)使用管理办法

发布日期:2016-06-16    作者:root     来源:本站     点击:

第一章   总  则

第一条 为加强学院办公自动化系统(以下简称OA系统)管理,保证其高效、安全运行,充分发挥OA系统的作用,根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》的规定,结合学院OA系统工作实际,特制定本办法。

第二条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能,旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本自2015年3月1日起系统投入正式运行,所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外,均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文,仍按纸质文件流转。

运行期间所有教职工上班期间必须登录OA系统,以下工作内容必须通过OA系统运行:协同办公、公文流转、文档管理、公告、通知、日程计划安排。

第三条 本办法适用于使用部门为学院所有部门、校区。

第一章管理机构

第四条 党政办公室负责办公OA系统的推广和检查考核工作。

第五条 学院组织人事处负责OA系统组织人事结构的审查工作。

第六条 学院信息中心负责系统的维护和管理,对系统实行统一部署,分级管理。其主要职责:

(一)根据学院的指示,办理系统使用用户的注册、名称变更、撤销等相关手续;

(二)制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度;

(三)征询各使用部门的意见和建议,协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题;

(四)培训各使用部门系统管理人员和使用人员;

 (五)做好其他相关工作

第二章使用部门

 第七条 使用部门为学院所有办、处、部系。并通过OA系统用户名和密码登陆。

第八条 学院各部门应指定文档管理员一名,负责对本部门文档进行管理(新建、归档、整理、授权等)。

第九条 学院各部门人员岗位变动或增加新用户,应向信息中心提交用户创建变更申请。

 第十条 使用部门需变更系统中相关流程的,应向信息中心提交流程变更申请。

第三章   使用人员

第十一条 系统使用人员应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定:

(一)通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务。

(二)系统使用人员应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责。

(三)系统使用人员应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过一天。   (四)个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时,须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。

第十二条 OA系统公共信息管理实行实名制,不得在OA系统上发布与学院工作无关的公告或调查;不允许在讨论区发布私人事务,尊重他人权益及隐私,言论应遵守国家相关法律法规。

第十三条 系统使用人员应自觉维护个人信息,包括电话、座机、性别、头像等内容(头像必须为本人工作照片),严禁发布虚假个人信息。

第十四条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

 第十五条 系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符(含字母、数字、符号等),并需经常修改,不得与其他使用人员名(账号)相同。使用人员若密码丢失,应向信息中心提出申请,恢复初始密码。

第十六条 未经授权,任何人员不得使用系统管理员的用户名和密码登录系统。

第十七条 为保证各类电子文件的及时收发,工作人员应该全天使用OA精灵或手机客户端在线,接收各类文件,处理待办事项。

第十八条  使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的,应指定委托人进行相关操作。

第四章 电子公文的发送

 第十九条 学院党委、行政电子公文的制发由拟稿、核稿、审签、套红、盖章、签发等多个环节组成,由学院办公室负责审核。

第二十条学院各部门发文,由各部门职员拟稿,审核后,提交部门负责人核稿,由院办根据文件性质和领导工作分工,把文件提交给相关领导签发,领导签发后文件传递给办公室文件管理员,管理员对文件存档,并分发到各相关部门和人员。

第二十一条 各系部指定固定的电子印章管理员,并设置6位以上印章管理密码,未经部门负责人批准不得随意加盖印章。

第二十条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第二十一条 使用部门应按时接收电子公文。

第二十二条 接收电子公文时,应认真核对,确认无误后方可进行打印或进入本学院内部系统进行公文流转,并按常规收文进行登记。

第二十三条 会议纪要,由会议指定人员起草,提交会议发起方审核,主管领导签发,会议发起方的文档管理员归档并发布。

第五章 日常办公

第二十四条 文档管理
   (一)一般文档管理,各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理,并归档到本部们“公共文件柜”对应目录中;并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

(二)公文文档管理,公文处理的流程完成后,文件归档到电子档案库,形成归档文件,对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案,供全体人员查询或借阅。部门人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请,由档案管理人员授权后查阅。

(三)注意事项,各个部门的相关文件必须分类上传到部门文件柜中,在每个部门文件柜下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的部门文档必须对学院领导公开,以便领导查看。对于个人文档,不允许上传与工作无关的文件,如歌曲、短片、MTV等。

第二十五条 请假等管理,部门人员请休病假或事假,须经OA系统传递填写请假单,并根据情况提交给本部门领导或直接交给学院领导审核。
 第二十六条 即时通讯,OA及时通作为学院正式办公消息发布平台,各部门人员上班时间应全程启动OA精灵或手机客户端,方便接收和查看有关内容,尽量避免在上班时间使用QQ等第三方通信软件。
 第二十七条 会议管理,会议的召开提前由会议发起人申请各校区会议室,并在OA上进行会议召开通知,其他人员收到通知后必须及时进行处理,说明是否参加会议。
第二十八条 公告管理,由办公室起草公告通知等信息,交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。

第六章  安全保障

第二十九条 OA系统的推广应用由学院办公室进行检查考核,对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据;网上办公数据不准确,进行公示。

第三十条 不得侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,或泄漏账号、密码等安全认证信息。

第三十一条 联入系统的计算机,应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测,以防病毒入侵。

第三十二条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络,发现问题应及时排除,确保系统正常运行;文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责,不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。
第三十三条 使用系统时,所有涉密信息不得在该系统内发布,也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第三十四条 应加强计算机及网络安全保密知识教育,遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动;不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息,一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第三十五条 系统出现异常,造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失,影响系统完整运行的,应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的,应及时向信息中心反馈。

第三十六条 信息传输工作应严格执行各项管理制度,遵循统一的技术规范。接收的信息,应按照时限要求办理;发送的重要信息应经本部门负责人审批。

第三十七条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员部门,予以通报批评;造成事故的,应追究有关人员和相关领导的责任。

第三十八条 密级文件不进入系统,按照现有公文流转方式处理;电子文件严格按发文范围发送,发文范围的审批仍由院办公室负责审核。

第三十九条  本办法自发布之日起实施并生效。

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